Qui trình soạn thảo văn bản Microsoft Word

Mình xin phép nói về qui trình soạn thảo văn bản, vì sao cần phải có qui trình? Có cần phải quan trọng hóa soạn thảo văn bản mà cần đến qui trình gì không?

MSOTips xin trả lời là soạn thảo văn bản trên Microsoft Word rất cần 1 qui trình và nó rất quan trọng trong việc đáp ứng các tiêu chí sau trong soạn thảo:

  • Chính xác
  • Nhanh
  • Đẹp

Như vậy qui trình MSOTips đưa ra sau đây các bạn có thể thử với 1 văn bản và tự bấm giờ để tự so sánh việc bạn soạn thảo văn bản không theo qui trình và theo đúng qui trình có gì khác nhau nhé!

Dưới đây là qui trình của MSOTips trong việc soạn thảo văn bản bằng Microsoft Word

  • Bước 1:
    • Nhập thô văn bản: nhập thô là bước nhập văn bản chỉ cần đúng, đủ, chính xác theo từng đoạn theo văn bản gốc yêu cầu. Trong bước này chỉ chọn 1 kiểu chữ (font) đơn giản dễ nhìn và là chủ đạo của toàn văn bản (ví dụ: Time New Roman). Chừa 1 dòng trống tại vị trí có chèn hình ảnh, bảng biểu…sẽ được chèn vào trong Bước 2
  • Bước 2:
    • Định dạng kiểu chữ: đến bước này mới chọn kiểu chữ cho các header (tiêu đề, đề mục, I, II, III…)
    • Định dạng đoạn: canh lề trái, lề phải, canh giữa, thụt đầu dòng…
    • Định dạng TABs, chia cột… nếu có
    • Chèn hình ảnh, bảng biểu, AutoShape, biểu đồ… nói chung là các đối tượng khác
  • Bước 3:
    • Xem lại toàn bộ nội dung văn bản
    • Bổ sung Header/Footer nếu cần thiết
  • Bước 4:
    • Lưu văn bản và in ấn

Vì sao phải tuân theo qui trình? MSOTips xin trình bày một vài lý do như sau:

  • Trong quá trình soạn thảo, nếu bạn vừa soạn thảo vừa bỏ tay từ bàn phím sang dùng chuột để chọn rồi định dạng kiểu chữ, rồi định dạng đoạn, canh lề trái phải,… xong rồi lại ngắm nghía, rồi lại chọn rồi lại định dạng… như vậy bạn đã vô tình rơi vào cái bẫy thời gian chết, tự làm mất thời gian của chính mình.
  • Khi soạn thảo bạn chuyển sang chèn bảng biểu, hình ảnh…các đối tượng khác, bạn phải bỏ ra thời gian để xử lý các lỗi phát sinh như việc hình ảnh và bảng biểu nó chèn vào gây lệch các định dạng khác và các đối tượng khác, làm bạn phải mất thời gian để chỉnh sửa.
  • Nếu chúng ta nhập thô và sau đó thực hiện đúng các bước trên bạn sẽ có cái nhìn tổng thể về văn bản, sẽ rút ngắn được rất nhiều thời gian và tiết kiệm được thời gian chết, tăng tốc độ hoàn thành và tăng hiệu quả công việc

May mắn một điều là Microsoft Word 2013 đã cải tiến rất nhiều trong việc mang đến sự hiệu quả trong soạn thảo văn bản.

Chúc các bạn thành công

MSOTips – Date: 26-01-2017

Check Also

195 Fonts UTM – Unicode Việt Hóa

Font Unicode được cài sẵn theo máy bao gồm các font chuẩn: Arial, Time New …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *