MS Excel – Cơ bản nhập liệu

Excel 2013 thiết kế đơn giản nhập liệu cho người dùng, tuy nhiên có một số điểm cần chú ý như sau:

1. Phân biệt chữ và số:
   • Nếu dữ liệu thuộc dạng text hoặc ép kiểu text: luôn nằm bên trái
   • Khi nhập chuỗi số muốn ép kiểu sang kiểu text có thể thực hiện 2 cách:
     • Cách 1: bắt đầu chuỗi bằng dấu nháy đơn (‘), ví dụ: ‘0918373027
     • Cách 2: chọn ô/dãy ô sau đó định dạng thành kiểu text Format Cells → Number → Text sau đó nhập liệu (trường hợp này ta không cần ép kiểu như cách 1)
   • Nếu dữ liệu thuộc dạng số (number, currency, date/time, …) luôn nằm bên phải
   • Khi nhập dữ liệu dạng số, ngày tháng, nên nhập trực tiếp từ phím số (numpad) tránh nhầm lẫn dấu phẩy thập phân
2. Kinh nghiệm nhập liệu:
   • Tạo bảng dữ liệu hoàn chỉnh trước khi nhập liệu (tạo bảng có đủ các cột)
   • Nhập liệu theo từng cột để việc nhập liệu sẽ nhanh hơn (vì nhập cùng dạng/format ) việc nhập liệu theo từng dòng (tránh thay đổi các kiểu dữ liệu khi chuyển từ cột này sang cột khác). Tuy nhiên cũng tùy vào trường hợp ví dụ nhập danh sách lý lịch trích ngang của học sinh chẳng hạn, nên nhập theo dòng.
   • Nếu dữ liệu gói gọn trong 1 vùng (x hàng y cột), nên chọn vùng nhập liệu trước sau đó nhập liệu tránh mất thời gian di chuyển về đầu dòng hay đầu cột.
   • Không nên đóng khung bảng biểu khi chưa hoàn tất xây dựng bảng dữ liệu, vì có thể phát sinh thêm dòng/cột.
3. Trong phần trình bày này bao gồm cơ bản nhập liệu, thao tác trên bảng tính:
   • Các phím di chuyển trong nhập liệu
     • Mũi tên: [↑]: lên 1 ô – [↓]: xuống 1 ô – [←] : sang trái 1 ô – [→] : sang phải 1 ô
     • Enter [↵]: kết thúc nhập liệu xuống ô kế cùng cột
     • [F2]: để sửa dữ liệu của ô đang chọn (hoặc đúp chuột vào ô cần sửa dữ liệu)
     • [Shift] + [↵]: kết thúc nhập liệu chuyển lên dòng trên cùng cột
     • [Tab] : kết thúc nhập liệu chuyển sang ô kế bên phải cùng dòng
     • [Shift] + [Tab] : kết thúc nhập liệu chuyên sang ô kế bên trái cùng dòng
   • Nhập dữ liệu theo thứ tự 1,2,3…| a, b, c… | ngày tháng tăng/giảm dần…
   • Nhập liệu trong vùng dữ liệu định trước
   • Các dữ liệu đặc biệt
   • Copy dữ liệu cell/block/range

Video Clip – Cơ bản nhập liệu cho người mới bắt đầu làm quen Excel