Soạn thảo văn bản, nên chọn phiên bản nào của Microsoft Word?

Microsoft Word là một ứng dụng soạn thảo văn bản có thể nói phổ biến và dễ dùng nhất trong cộng đồng người dùng Việt Nam cho đến ngày hôm nay. Phát triển qua nhiều giai đoạn, nhưng mạnh mẽ nhất bắt đầu từ phiên bản Office 97 ra đời cùng với Microsoft Windows XP và được người dùng chào đón nồng nhiệt vì có sự cải tiết vượt trội so với phiên bản soạn thảo trước đó chạy trên nền Windows  từ thập niên 90. (xem thêm lịch sử phát triển Microsoft Office)

Chính vì sự phổ dụng của nó mà có rất người nhiều người sử dụng, đông đảo nhất có thể nói là Giáo viên, Sinh viên, nhân viên văn thư…Nói ví dụ: giáo viên đã qua rất nhiều thời kỳ phải soạn giáo án viết tay, và mỗi năm mỗi viết đúng là một khó khăn không nhỏ vì mất quá nhiều thời gian và kinh phí giấy bút. Từ khi ứng dụng tin học vào công tác soạn thảo văn bản nói chung và giáo án nói riêng đã giúp Giáo viên rất nhiều, chỉ cần giữ bộ giáo án trên máy tính, qua năm học sau chỉ cần chỉnh sửa nội dung cho phù hợp với năm học mới sau đó in ra là đã có 1 bộ giáo án mới mà không mất thời gian viết tay như trước.

Về cơ bản, các phiên bản phần mềm luôn được cải tiến và kế thừa từ phiên bản trước đó. Do đó hiển nhiên là phiên bản sau phải luôn được thay đổi theo chiều hướng tốt hơn, dễ dùng hơn, làm việc nhanh và hiệu quả hơn. Tuy nhiên vấn đề ở chỗ là người dùng cứng nhắc, không chịu thay đổi cách suy nghĩ và cách tiếp cận cái mới dẫn đến nhiều khó khăn khi phải thay đổi từ phiên bản này sang phiên bản khác.

Nguyên tắc chung phiên bản sau phải đọc được phiên bản trước, nhưng phiên bản trước không đọc được phiên bản sau do không hiểu định dạng. Ví dụ: Word 2007 có thể đọc được file văn bản được tạo ra từ Word 2003 (*.doc) về trước , nhưng Word 2003 không thể mở được file Word 2007 (*.docx) trở về sau.

Vấn đề ở chỗ đôi khi người dùng không thích thay đổi hệ thống hay nâng cấp hệ thống vì hệ thống hiện tại vẫn còn đang đáp ứng tốt, nhưng nhà sản xuất phần mềm luôn không thích điều này, nhưng buộc họ phải cung cấp các gói hỗ trợ các phiên bản trước mặc dù công bố thời hạn sẽ dừng hỗ trợ (hết thời hiệu của bản quyền). Điều này đẩy người dùng vào tình thế bắt buộc phải nâng cấp phần mềm theo do tính không tương thích.

Vậy nếu bạn không có nhu cầu trao đổi file văn bản với người khác, hệ thống cũ vẫn hoạt động tốt trên nền bộ Office cũ (Office 97 chẳng hạn) thì bạn có thể không cần nâng cấp sang phiên bản cao hơn. Nếu phải trao đổi chia sẻ dữ liệu dạng văn bản với đồng nghiệp hay người khác, bạn phải chọn phiên bản phù hợp để tương thích định dạng văn bản.

Các phiên bản bạn có thể chọn như sau:

– Hệ thống máy tính đời cũ, hoàn toàn có thể hoạt động tốt với bộ Office 97/2003  (định dạng văn bản *.doc)
– Hệ thống máy tính về sau này buộc phải cài đặt Windows mới (ví dụ Windows 10), thường được cài mua kèm ứng dụng Office 2013 hoặc Office 365, hoặc tối thiểu Office 2007 / 2010 (định dạng *.docx)
– Từ phiên bản Word 2007, Microsoft đã tích hợp lưu văn bản định dạng PDF (Portable Document Format )
– Phiên bản Word sau có thể lưu ngược định dạng văn bản về phiên bản trước (*.doc) với chế độ tương thích (Compatibility Mode)

Kết luận, bài viết này mong muốn cung cấp cái nhìn tổng quan về Microsoft Word nói riêng và Microsoft Office nói chung. Người dùng cần thay đổi cách nghĩ về việc gặp khó khăn cảm giác khó chịu khi thay đổi từ phiên bản này qua phiên bản khác. Một điều chính xác đó là phiên bản ra đời sau dĩ nhiên phải tốt hơn phiên bản trước, chúng ta nên suy nghĩ mở để tiếp cận cái mới.

MSOTips – 08-01-2018

Check Also

195 Fonts UTM – Unicode Việt Hóa

Font Unicode được cài sẵn theo máy bao gồm các font chuẩn: Arial, Time New …

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *